就労ビザの雇用理由書には何をどのように書けば良いのか

東京出入国在留管理局のWebサイトには、ビザ申請時に提出が必要な書類が記載されています。しかし、そこに記載されているのは、申請を受理するための最低限の書類に限られています。ビザ申請で求められる資料は申請者ごとに異なるため、すべての状況に対応する情報を掲載することは難しいからです。

一方で、就労ビザの申請で多くの場合に提出を求められる書類の一つが「雇用理由書」です。この書類は「採用理由書」や「申請理由書」と呼ばれることもあります。

この雇用理由書には入国管理局が定めた正式なフォーマットがありません。そのため、一般の方が書類を用意しようとした際に、何をどのように書けば良いのかわからないと悩むことが少なくありません。

そこで本ページでは、雇用理由書にどのような内容を記載すれば良いのか、大まかなポイントを解説します。ただし、具体的な記載例は掲載していません。これは、記載例をそのまま使用することが、就職活動でエントリーシートを使い回すことと同様に非常にリスクが高いからです。

そもそも理由書とは？

「雇用理由書」とは、文字通り、会社が外国人の方を採用する理由を記載する書類です。ただし、単にその理由を述べるだけでは不十分です。

📌ビザ申請と理由書の重要性

ビザ申請は原則として書面審査で行われます。一部の例外を除き、面接などの直接説明の機会は設けられません。そのため、提出書類を通じて、審査官に申請者がビザ取得の条件を満たしていることを明確に伝える必要があります。

特に審査官の裁量が許可・不許可の判断に大きく影響するため、十分に配慮された書類を用意することが非常に重要です。このとき、雇用理由書は審査官に申請者の適格性を説明するための補足資料として活用されます。

雇用理由書の基本的な形式

分量：A4サイズで1～2枚程度
※必要以上に長く書く必要はありません。
内容：簡潔かつ明確に、必要な事項をわかりやすく記載。

雇用理由書は、単なる採用理由の説明書ではなく、申請者がビザ取得の条件を満たしていることを補足・説明するための重要な資料です。内容を充実させることで、審査をスムーズに進めてもらうためのサポートとなります。

ビザ申請の際に審査官は何を確認しているのか

次に、ビザ申請の際に審査官は何を確認するのかについて記載します。審査の際、審査官が重視し、確認するのは主に以下の内容になります。

📌【審査官が審査で重視する点】

雇用する会社の事業活動が安定しているか
採用条件が適切か
申請人の学歴や経歴がビザ取得の条件を満たしているか
採用後の業務内容が適切であり、申請した職務内容に十分な業務量があるか
納税義務や届け出義務など、これまでの在留状況が良好であるか

以下、それぞれについて詳しく見ていきます。

🔹雇用する会社の事業活動が安定しているか

審査官は、雇用する会社の事業活動の安定性を以下の項目から判断します。

会社の創業年数
資本金
従業員数
決算報告書の内容

会社の事業活動が不安定な場合、そこで働く外国人の生活も不安定になるリスクがあります。最悪の場合、生活保護などの公的支援を必要とする可能性もあるため、入国管理局は雇用先企業の安定性を慎重に審査します。

🔹採用条件は適切か

採用条件が適切であるかどうかについては、以下を確認します。

同じ職務内容の日本人と同等の待遇が提供されているか
外国人が不当に冷遇されていないかをチェックするためです。

一般的に、月収が20万円を超える場合は問題がないと判断されることが多いです。ただし、同じ会社で同じ職務を行う日本人よりも報酬が低い場合、後々のビザ更新が困難になる可能性があるため、注意が必要です。

🔹申請人の学歴や経歴がビザ取得の条件を満たしているか

例えば、「技術・人文知識・国際業務」ビザの場合、以下の条件が求められます。

職務内容に関連する分野を大学や専門学校で学んでいること
学校を卒業していない場合は、10年以上の実務経験が必要。

審査官は提出された書類からこれらの要件を満たしているかを確認します。この点は多くの申請者がインターネットで情報を調べやすいため、意識されている方も多い部分です。

🔹採用後、申請人が就く業務内容が適切であり、申請した職務内容での業務量が十分にあるか

就労ビザには、それぞれの種類ごとに対応できる業務内容が決められています。例えば、「技術・人文知識・国際業務」ビザの場合、単純労働は認められません。

また、外国人を採用する場合は以下の点が重要です。

業務内容を明確に決めてから採用すること
（日本人を採用する際とは手順が異なります）
採用後に職務内容を変更することはできないため、慎重な計画が必要。

さらに、申請した職務内容に対して業務量が十分にあるかも審査されます。例えば以下のケースでは不許可になる可能性があります。

通訳として採用したものの、来客件数が少ない場合。
システム開発を職務内容として申請したが、従業員数が少なく開発体制が整っていない場合。

🔹納税義務や届け出義務等のこれまでの在留状況は良好か

納税義務の履行や届け出義務の遵守は、審査で厳しく見られるポイントです。以下の場合、在留状況が「好ましい」とは判断されません。

納税義務を怠っている。
資格外活動許可でのアルバイトで、週28時間の制限を超えて働いている。
届け出義務を怠っている。

近年、これらの履行状況が厳しくチェックされる傾向が強まっています。過去の在留状況が良好でない場合、審査が厳しくなるため注意が必要です。

以上のような点を審査官は提出書類を通じて確認します。したがって、理由書ではこれらのポイントを適切に説明し、審査官に申請者にビザを交付しても問題がないと判断してもらうことが重要です。理由書の作成にあたっては、この点を意識して内容を充実させる必要があります

理由書にはどのようなことを書けば良いのか

次に、理由書に何を記載すれば良いのかについて説明します。前述のように、理由書には入国管理局が確認したいポイントを中心に記載する必要があります。以下では、当事務所が雇用理由書を作成する際に記載している内容を具体的に紹介します。

✅申請人について記載する

まずは申請人の基本情報を記載します。

（申請人）

氏名
国籍
生年月日

記載内容は、必ずパスポートに記載されている情報と一致させてください。特に、ミドルネームのある方などは注意が必要です。審査官が他の資料を参照せずとも、誰の資料であるかを一目で確認できるようにすることが重要です。こうした細かい配慮が審査官の心証を良くします。

✅所属機関について

次に、勤務先の会社情報を記載します。

会社名
事業内容
設立年月日
資本金
会社HPのURL

さらに、事業内容について少し詳しく記載します。審査官は、勤務先の事業内容が申請人の職務内容と適切に関連しているかを確認します。この際、専門用語はできるだけ避け、簡潔でわかりやすい表現を心がけましょう。また、会社パンフレットと記載内容を一致させることが重要です。

会社の安定性を示すため、直近の売上を記載すると良いでしょう。この売上情報は、提出する決算報告書の数字と一致させてください。

✅申請人の採用条件、業務内容

申請人の採用条件を以下のように記載します。

役職
職務内容
就労予定期間
報酬の額

職務内容の表現は、申請書や雇用契約書の内容と一致させてください。就労予定期間を定めていない場合は、「期限の定めなし」と記載します。また、配属予定の部署や勤務地も具体的に記載しましょう。

職務内容はできる限り具体的に記載してください。この記載が不明瞭である場合、「職務内容説明書」の追加提出を求められる可能性があります。職務内容の記載は、理由書の中で最も重要な部分です。

✅申請人の採用理由

採用までの経緯を説明し、申請人の学歴や経歴が業務内容に適切であることを強調します。以下の点を記載すると効果的です。

業務量が十分にあることを示す。
日本語能力試験（JLPT）のN1またはN2取得がある場合は必ず記載。
外国人スタッフが必要である理由。
（例）「特定の言語や文化的背景が求められる業務」など

また、会社が住居探しや手続きサポートを提供している場合、その旨を記載すると審査官の心証が良くなります。

✅これまでの在留状況

申請人のこれまでの在留状況について記載します。具体的には以下を確認してください。

納税義務などの公的義務を果たしているか。
所属機関変更の届出などを期限内に行っているか。

もし期限内に届出が行えなかった場合、その理由を説明することが重要です。

✅まとめ部分

最後に、文末を以下のように締めくくります。

「それでは〇〇申請をお認め下さいますよう、心よりお願い申し上げます。」

これで雇用理由書は完成です。本ページがお役に立てれば幸いです。

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就労ビザの審査では、雇用理由書の内容が許可・不許可を大きく左右します。審査官の判断基準を踏まえ、適切な情報を正しく記載することが重要です。
しかし、情報を得ようとしてもインターネットの情報は最新とは限らず、それを基にするAIはビザ申請のような専門的な手続きには不向きです。誤った情報に基づく申請は不許可のリスクを高めます。

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