外国人留学生が就職する際に必要な手続きを解説
日本で正社員として働くには、在学中の「留学」ビザから、就労可能な在留資格へ切り替える必要があります。その際には、企業側の協力も欠かせません。手続きを正しく理解しておくことが、就職を円滑に進めるための第一歩となります。
一方で、「内定をもらえばそのまま働けるのでは」「ビザの申請は自分で何とかなるだろう」と考え、入社直前にトラブルになるケースも少なくありません。入国管理局のWebサイトに掲載されているのは、あくまで受理される最低限の書類です。実際の就労ビザ申請では、状況によって必要書類が変わるため、不備や遅れがあれば不許可につながるリスクがあります。
本記事では、卒業後に日本で働くことを考えている留学生に向けて、代表的な就労ビザである「技術・人文知識・国際業務」を例に、在留資格変更の基本的な流れや、採用後に必要となる届出義務について解説します。
（１）在留資格変更の条件をクリアしていることの確認
外国人留学生が「技術・人文知識・国際業務」ビザへ変更するためには、いくつかの条件を満たしている必要があります。特に重要なのが、学歴と職務内容の関連性の確認、雇用契約の締結、申請手続きの正確な実施です。
1️⃣ 学歴と職務内容の関連性の確認
📌 大学・専門学校での学習内容と職務内容の一致が必要
「技術・人文知識・国際業務」ビザへ変更するためには、留学生が卒業した学校で学んだ内容と、就職先での職務内容が関連している必要があります。
- 大学卒業の場合
- 関連性の基準は比較的緩やかであり、専攻と職務が完全に一致していなくても許可されることが多い。
- 専門学校卒業の場合
- 職務内容と専攻分野が密接に関連していることが求められる。関連性が不十分だと申請が不許可になる可能性が高いため、事前の確認が必要。
⚠️「卒業」だけでは不十分、学位の取得が必須
日本では、大学を卒業すると自動的に「学士」などの学位を取得できますが、海外では「卒業」と「学位取得」が分かれている場合があります。
例えば、中国の大学では、卒業と学位取得が別々の制度になっているため、単に大学を卒業しているだけでは要件を満たさない場合があります。また、海外の専門学校は、日本の基準では学歴として認められないため、注意が必要です。
2️⃣ 雇用契約の締結
📌 雇用契約の締結が必須
「技術・人文知識・国際業務」ビザへの変更には、採用企業と正式な雇用契約を結ぶことが必要です。内定のみでは申請ができず、申請時に雇用契約書を提出する必要があります。
雇用契約書には、以下のような条件を記載するのが一般的です。
- 「本契約は、在留資格及び在留期間について、日本国法務省の許可を条件とする」
- 「出入国管理局から在留資格変更の許可を受けられなかった場合、本契約は無効とする」
これらの記載をすることで、ビザが取得できなかった場合にトラブルを防ぐことができます。
行政書士への依頼が多い理由
留学生はすでに日本に在留していますが、雇用企業が代理で就労ビザの申請を行うことも可能です。ただし、その場合には、企業が地方出入国在留管理局長から「申請等取次者」としての承認を受けていなければなりません。取次者の登録がない場合は、企業が直接申請できず、本人が入管に出向く必要があります。
また、就労ビザの申請では多くの書類が求められます。特に重要なのが「雇用理由書」です。これは採用の経緯や仕事内容を説明する文書ですが、正確な日本語で論理的にまとめる必要があり、作成に苦労する企業も少なくありません。加えて、会社の決算書の提出も求められるため、これらの資料を申請者である留学生本人に渡す必要がある点に抵抗がある場合も見受けられます。
さらに、申請に必要な書類は申請者の学歴や職歴などによって異なるため、ケースごとに適切な判断が欠かせません。
企業が直面しやすい課題
- 「雇用理由書」の作成が難しい
- 申請者の状況により必要書類が異なる
- 会社の決算書などを提出する必要がある
- 企業が代理申請を行う場合、取次者の登録が必要
これらの理由から、企業が留学生の就労ビザへの変更手続きを行政書士に依頼するケースは非常に多くなっています。
💡実務経験による要件の充足（学歴がない場合）
学歴要件を満たさない場合、10年間の実務経験で要件をクリアする方法もあります。ただし、この方法での申請は非常に難しく、最終手段として考えるべきです。
📌 実務経験による証明の前提条件
実務経験を証明するためには、以下の条件をすべて満たす必要があります。
- 10年間の実務経験を積んだすべての企業が現存している
- すべての企業が在職証明書を発行し、必要な情報を提供してくれる
- 過去の勤務先が、日本の入管からの問い合わせに適切に対応できる
これらの条件をクリアするためには、企業側の協力が不可欠です。また、実務経験の証明ができたとしても、個別のケースごとに審査が行われるため、入管との相談や確認が必須となります。そのため、基本的には学歴を満たしている場合にのみ申請を進めるのが望ましいです。
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※個別事情に合わせて、許可の可能性と必要な手続きや今後の流れを簡潔にご案内します。
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（２）在留資格変更申請の流れ
日本の企業では4月採用が一般的であるため、ここでは4月入社を前提とした在留資格変更申請の流れについて説明します。
1️⃣ 申請開始時期とスケジュール
📌 12月から申請受付が開始
留学生の場合、翌年春に卒業予定の内定者については、12月から在留資格変更許可申請の受付が始まります。これは、審査に1～2カ月程度の時間がかかることと、直前に大量の申請が集中すると入国管理局の対応が難しくなるためです。
申請が遅れると、許可が下りるのも遅くなります。例えば、3月に申請すると処理時間が通常より長くなり、許可が5月まで下りないこともあります。当然ながら、許可前に就労することは認められていないため、スムーズに入社するためには遅くとも2月上旬までに申請を完了させることが理想的です。
2️⃣ 必要書類と手続きの流れ
✅ 卒業証明書の代わりに「卒業見込み証明書」を提出
申請時点では、まだ卒業が確定していないため、「卒業証明書」は手元にありません。そのため、「卒業見込み証明書」を提出して申請を行います。
- 卒業証明書の提出タイミング
- 3月の卒業後に「卒業証明書」を取得し、原本を入国管理局へ提示する。
- これにより、在留資格変更の最終許可が下り、新しい在留カードが交付される。
⚠️ 卒業時の長期不在に注意
在留カードの受け取りが完了しないと、変更手続きは完了しません。そのため、3月の卒業時期に卒業旅行や帰省などで長期間日本を離れてしまうと、在留カードの受け取りができず、更新期間を過ぎてしまうリスクがあります。
3️⃣ アルバイトの就労時間制限に注意
⚠️ 資格外活動許可を持つ留学生の注意点
留学生がアルバイトをする場合、「資格外活動許可」が必要ですが、週28時間以内の労働時間制限が厳しく設定されています。
- 就労時間制限を超えてアルバイトをしている場合、在留資格変更申請は許可されません。
- 留学生のビザ申請で最も多い不許可事例が、この就労時間オーバーによるものです。
📌 申請時に「資格外活動許可書」の提出が必要
資格外活動許可を持っている場合、申請の際にアルバイト時間の確認が行われます。万が一、過去に週28時間以上のアルバイトをしていた場合は、申請が厳しくなるため注意が必要です。
4️⃣ 申請準備時の注意点
⚠️ 書類の有効期限に注意
申請に必要な書類の中には有効期限が設定されているものがあります。そのため、事前準備の際には、どの書類をいつ取得すべきか計画的に進めることが重要です。
📌 日本語能力の証明が求められる場合がある
「技術・人文知識・国際業務」ビザでは、日本語能力が直接の申請要件ではありませんが、業務に必要な日本語能力があるかどうかは審査のポイントの一つになります。
- 日本語能力試験（JLPT）でN3以上を取得していると、客観的な証明として有利。
- N3未取得でも、日本での滞在期間が長い場合は日本語能力があると判断されることがある。
- 企業側が「業務遂行に支障がないレベルの日本語能力がある」と証明することも重要。
（３）外国人の方を採用した場合の届出義務の履行
外国人を採用した企業には、外国人雇用状況報告の届出義務があります。これは、国が外国人労働者の雇用状況を把握し、適切な雇用支援や不法就労の防止を図るために義務付けられているものです。
ただし、雇用保険に加入させる場合は、雇用保険の資格取得届を提出することで、この報告が自動的に行われるため、別途の届出は不要です。
一方で、雇用保険に加入しないアルバイトなどについては、ハローワークへの報告が必要になるため注意が必要です。
最後に――留学ビザの変更申請について、不安やお悩みはありませんか？
留学生の方が就職するには、「留学」から「技術・人文知識・国際業務」などの在留資格への変更申請が必要です。その際、不備のある書類や条件の誤認は不許可のリスクを高めます。
✅「留学」ビザからの在留資格変更の流れがわからない
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このようなお悩みをお持ちの方は、ぜひお問い合わせ（初回相談無料）をご利用ください。許可の可能性を簡易的に確認し、必要な手続きや今後の流れをご案内いたします。
ご依頼いただければ、必要書類の準備から申請代行まで丁寧にサポートいたします。状況に応じた最適な申請方法をご提案し、留学生の方がスムーズに日本で就職できるようお手伝いします。
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