文書作成が苦手で、どう書けばよいか分かりません。どうすればよいですか？

無理に自分で作成しようとせず、行政書士などの専門家に相談するのがおすすめです。審査官が読みやすい構成やポイントを押さえた文章にまとめてもらえるため、申請の成功率も高まります。

売上が下がっている場合でも正直に書くべきですか？

はい。マイナスの実績であっても、原因やその後の対応策を具体的に説明することが重要です。誠実な記載は信頼性を高め、むしろ好印象につながる場合もあります。

前回の申請から特に大きな変化がない場合でも書く必要がありますか？

はい。たとえ大きな変更がなかったとしても、「同様の体制で経営が継続されている」ことを記載することが大切です。継続性や安定性をアピールすることで、信頼性の高い申請になります。

経営管理ビザの更新に新ルール｜2025年7月17日以降「事業活動内容説明書」が必須に - 【東京・多摩地域対応】外国人ビザ専門の神山行政書士事務所

経営・管理ビザ更新の新必須書類を徹底解説｜事業活動内容説明文書とは？

経営・管理ビザの更新申請において、2025年7月17日以降の申請から新たに「事業活動内容説明文書」の提出が求められるようになりました。

これまでの更新申請では、主に決算書類や申告書類をもとに審査が行われていましたが、事業の実態や経営者本人の関与状況までは十分に把握できないケースも増えていました。

そのため、今後は文章による説明によって「どのような経営活動を行ってきたか」を自らの言葉で具体的に示すことが重要となります。本ページでは、なぜこのような書類が導入されたのか、どのような書類を作成すれば良いのかについて解説します。制度の開始から日が浅いため、現時点では推測を含むご説明となる点をあらかじめご了承ください。

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なぜこの書類が求められるようになったのか？

2025年7月10日より、カテゴリー3・4に該当する中小規模の事業者向けに、経営・管理ビザ更新時の「事業活動内容説明文書」の提出が義務化されました。なぜこの書類が求められるようになったのかについては以下のような理由が考えられます。

1️⃣ 表面的な書類だけでは事業の実態が把握できないため

従来の更新審査では、決算書類や税務申告書などの形式的な数値資料が主でした。しかし実際には、

収入があってもほとんど事業実態がない
代表者が経営に関与していない
休眠に近いような形での継続

といったケースも一定数見られました。

そのため、単なる「数字の継続性」だけでなく、経営者本人がどのように事業に関わってきたか、日々どのような業務を担っているかを確認する必要が出てきたと考えられます。

2️⃣ 偽装経営の防止・実態のないビザ継続を排除するため

近年、経営・管理ビザの名義貸しや形だけの会社運営による不適切なビザ継続が問題視されてきました。

実際は第三者が運営している
法人は存在しているが事業は動いていない
名ばかり経営者がビザ目的で残留している

といった例に対応するため、「本人の経営関与の実態」や「日々の活動内容」を文章で説明させることが導入されたのではないかとも考えられます。

3️⃣ 審査官が“申請者の言葉”で事業の継続性や熱意を確認したいため

定型書類では伝えきれない、経営者としての熱意・工夫・課題などを、本人の言葉で表現してもらうことで、より実態に即した審査を可能にする狙いもあると思われます。

特に、

なぜこの事業を続けているのか
どのような改善・努力をしてきたのか
前回更新時と比べて何が変わったのか

といった点は、文章で説明してもらうことで、虚偽の申請か、実態ある事業かを見極める判断材料になります。

✅「説明文書」に記載すべき具体内容とは

このように、なぜこの書類が求められるようになったのかを考えると、今後のビザ更新においては、形式的な数字だけでなく、「申請者自身が何をしてきたのか」を具体的かつ丁寧に言語化することが、これまで以上に重要になるといえるでしょう。

単なる事業概要ではなく、本人が経営・管理の責任者としてどのような役割を果たしてきたのかを明確に伝えることが、審査官にとっての信頼材料となります。

したがって、以下のような観点を盛り込むことで、説得力のある、審査官に好印象を与える文書となると考えられます（※すべてを網羅する必要はありません）。

経営・管理者としての日常業務
- どのような意思決定を担ってきたか（例：事業方針の決定、新規出店の判断など）
- 売上や利益の改善に向けた戦略の立案や業務改善の実施
- 人事・労務・財務など管理業務への関与（給与の決定、人員配置、予算管理など）
営業活動や販促の取り組み
- 新規顧客の開拓や取引先との関係構築
- SNSやWeb広告などの活用とその効果
- 顧客数や売上の推移、プロモーションによる成果（具体的な数値を含めて）
従業員の採用・教育・管理
- スタッフの採用活動（募集、面接など）
- 日常業務での指導、研修・評価制度の運用
- 働きやすい職場づくりに向けた取り組みや改善事例
財務・収支状況の推移と要因分析
- 前年度・今年度の売上や利益の推移（具体的な数値を明記）
- 数値の増減に影響した要因（例：新店舗の開設、商材の見直し、季節要因など）
- 現在の経営上の課題と今後の対応方針
前回申請時からの変更点
- 事務所の移転や支店の新設
- 従業員数の増減、業種・業務内容の変更
- これらの変更に至った背景や今後の方針

このような情報を数字や具体的エピソードを交えて記載することで、審査官に対して「単なる形式的な経営者ではない」「実態ある事業運営を行っている」と納得してもらえる説明資料になります。

また、売上の推移や広告の成果などを示す客観的な資料（表、グラフ、広告データなど）を添付することで、より実態ある経営者であることをアピールでき、審査を有利に進める材料となります。文章は簡潔に、かつ事実に基づいて構成することを意識しましょう。

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💡 書式・分量の目安と作成ポイント

この説明文書には決まった書式はありません。しかし、入管がどのような情報を求めているかは、ほかの提出書類や審査の背景からある程度推測が可能です。
大切なのは、審査官が「どのような経営を行っているか」を正確に把握できるように書くことです。論理的で具体的な構成を意識して作成しましょう。

📌【作成時のポイント】

フォーマットは自由だが構成は論理的に
→ 時系列やテーマ別に整理された、読みやすい構成が望まれます。体裁が整っていないと、内容が正しくても伝わりづらくなります。
目安となる分量はA4用紙2枚程度
→ 長すぎず短すぎず、適度なボリュームで。見出しや段落を使い、視認性にも配慮してください。
専門用語や難解な表現は避け、平易な日本語で記載
→ 誰にでも伝わるよう、ビジネス特有の略語や専門表現は避け、わかりやすい言葉で説明することが大切です。
具体的な数字を盛り込むと説得力が増す
→ たとえば売上高、顧客数、従業員数、広告費などの数値で表せるデータは、事業の実態を裏付ける材料になります。
成功だけでなく課題や改善点も記載する
→ すべてが順調だと逆に不自然に見られることがあります。不調だった部分がある場合は、その原因や今後の対策を具体的に説明すると信頼性が高まります。
虚偽の記載は厳禁
→ 他の提出書類と整合性が取れているか、記載内容に矛盾がないかを必ず確認してください。

これらのポイントを意識することで、審査官に伝わりやすく、信頼される内容に仕上げることができます。