在留資格認定証明書交付申請の手続きと注意点を解説
本記事は、これから在留資格認定証明書（COE）の申請を検討している方や、手続き方法を調べている最中の方に向けて、その仕組み・流れ・必要書類・注意点をわかりやすく解説しています。
「海外に住む家族や外国人を日本に呼びたいけれど、どこから手をつければいいかわからない」「COEって具体的にどんなもの？ビザとは何が違うの？」といった疑問や不安を抱えている方も多いのではないでしょうか。
在留資格認定証明書の交付申請は、外国人が日本で活動を開始する前に、日本の入国管理局であらかじめ審査を受ける制度です。これにより、空港や在外公館での査証・上陸審査がスムーズになり、現地での審査負担が軽減されます。
ただし、申請にあたっては、活動内容がどの在留資格に該当するかの見極めや、適切な書類の準備が重要で、判断を誤ると不許可になることもあります。
この記事では、申請の基本的な流れとして、手続きの対象者、申請先となる窓口、標準的な処理期間などを分かりやすく解説しています。
ただし、「できれば自分でやってみたい」という方も不安があればビザ申請の専門家に相談することもご検討ください。ビザ申請は人によって条件や必要書類が大きく異なるため、AIやネット検索の情報だけでは誤った判断につながることがあります。
当事務所では、ビザ申請のご相談から申請代行まで、幅広く対応しております。オンライン相談にも対応しており、届いたURLをクリックするだけで、ご自宅や職場からご利用いただけます。「手続きに自信がない」「書類の準備に不安がある」という方は、遠方にお住まいの方も、まずはお気軽にご相談ください。
📢 COEをこれから申請する方へ――「この書類で本当に大丈夫？」と不安なら
在留資格認定証明書の申請は、書類の不備や説明不足で不許可になることもあります。ビザ申請の専門家が、あなたのケースに合わせて最適なサポートをいたします。
📢 「この書類で本当に大丈夫？」と不安な方へ
ビザ申請の専門家が、あなたのケースに合わせて最適なサポートをいたします。
📌 在留資格認定証明書とは？
在留資格認定証明書とは、外国にいる方が日本に入国し、特定の在留資格で滞在するために必要となる書類です。
簡単に言えば、「ビザ（査証）」や「在留カード」を受け取るための“引換券”のような役割を果たします。
用紙のサイズはA5で、厚紙に印刷されています。
この証明書が交付されると、本人または代理人がそれを海外の日本大使館・領事館（在外公館）に提出することで、ビザの発給を受けることができます。
また、すでにビザを取得して来日する場合は、日本の空港でこの書類を提示することにより、スムーズに上陸許可や在留カードの交付を受けることが可能になります。
つまり、在留資格認定証明書は、日本での在留資格に基づく入国・滞在をスムーズに開始するための重要なステップです。
👥 在留資格認定証明書交付申請ができる人
在留資格認定証明書の申請を行えるのは、以下のいずれかに該当する方です。
- 地方出入国在留管理局に届出済みの弁護士や行政書士
→ 正式に登録された専門家が、依頼を受けて申請することも可能です。 - 日本への入国を希望する外国人本人
→ 自分自身での申請が可能です。 - 受け入れ機関の職員
→ 企業や学校など、外国人を受け入れる側の担当者が代理申請できます。
申請先（どこの入管で申請するか）
申請は、次のいずれかの入国管理局で行います。
- 外国人の居住予定地を管轄する地方出入国在留管理局（例：東京出入国在留管理局など）
- 受け入れ機関の所在地を管轄する地方入管（例：「技術・人文知識・国際業務」など就労ビザの場合）
※どちらに出すべきかは在留資格の種類によって異なるため、事前に確認するのが安心です。
🕘 受付時間とオンライン申請について
- 窓口の受付時間： 平日の午前9時〜午後4時まで
- オンライン申請： マイナンバーカードを所持している場合、オンライン申請も可能です（入管庁オンラインシステム経由）
※申請者本人が海外から直接オンラインで申請することはできません
📅 標準処理期間（審査期間）
在留資格認定証明書交付申請の標準処理期間は1〜3か月とされています。
ただし、これはあくまで目安であり、実際の審査はさらに長引くことも少なくありません。
特に東京出入国在留管理局（東京入管）では、2024年現在、3〜4か月程度かかるケースが一般的です。
以前、審査官から伺った話によると、「標準処理期間」とはあくまで審査を終えるための“目標期間”であり、必ずしもその期間内に処理が完了するとは限らないとのことでした。
審査の遅れの背景には、以下のような要因があります。
- コロナ禍以降の申請件数の急増
- 東京（品川）入管における一括集中審査体制
また、標準処理期間を大幅に超えても、行政不服審査法の対象外となっているため、不服申し立てはできません。そのため、早めの申請が非常に重要です。
申請手数料について
在留資格認定証明書交付申請は、窓口申請・オンライン申請いずれの場合でも手数料はかかりません。
⚠️ 重要な注意点
申請や受け取りに関して、以下の点にご注意ください。
- 返信用封筒について
2024年10月の郵便料金改定により、返信用封筒は「レターパックプラス（赤）」のみ使用可能となりました。従来の簡易書留や定形封筒などは利用できませんので、必ずご確認ください。 - 有効期限について
在留資格認定証明書の有効期限は「発行日から90日間」です。
この期間内に日本への渡航・上陸を完了させる必要があります。期限を過ぎた場合は、再度最初から手続きを行う必要があります。 - 紛失時の対応について
この証明書には再交付制度がありません。万が一紛失した場合は、最初から申請をやり直す必要があります。取り扱いには十分ご注意ください。
💻📱 【電子メールでの受領が可能に（令和5年3月17日以降）】
令和5年3月17日から、在留資格認定証明書はPDF形式で電子メールにて受け取ることが可能になりました。これにより、郵送を待たずに迅速に書類を受け取ることができます。
※詳細は以下のリンク先をご参照ください。
📢 ビザ申請を調べている方へ――「情報はあるけど、自信がない…」そんなときは
COEの申請は個人の状況によって必要書類や説明の仕方が異なります。最初から専門家と進めることで、ミスや不備のリスクを最小限に抑えられます。
📢 「情報はあるけど、自信がない…」そんなときは
最初から専門家と進めることで、ミスや不備のリスクを最小限に抑えられます。
当事務所での対応について
2023年3月17日から、在留資格認定証明書（COE）は電子メールによる受領（電子COE）が可能になりました。
しかし、当事務所では現在のところ、電子COEの取り扱いは行っておりません。その理由は以下のとおりです。
【電子COEを取り扱わない理由】
- Gmailなど一部のメールサービスで文字化けが発生する可能性があるため
- 電子COEは、メール本文に平文で記載されるだけの簡素な形式であるため、使用時に不安を感じる方が多く見受けられるため
- 紙のCOEをPDF化して迅速に送付できるため、実務上は十分に代替可能なため
当事務所では今後も、紙で交付された在留資格認定証明書をPDF化してご案内する形式で対応しております。
電子化のメリットを踏まえつつも、スムーズで安心な対応を優先してご提供いたします。
💡 在留資格認定証明書の交付後は？
在留資格認定証明書が交付された後、海外に住む外国人を日本に呼び寄せるためには、以下の手続きを行う必要があります。
- 証明書の送付
まず、交付された証明書またはそのPDFファイルを海外にいる対象者に送付します。 - 現地での査証申請
現地の日本領事館にて、送付された証明書を提示するか、PDFファイルを両面カラー印刷したものを提出します。白黒印刷では受理されない場合があるため注意が必要です。領事館での手続きが完了すると、パスポートに入国許可のスタンプ（ビザ）が押されます。なお、在留資格認定証明書はA5サイズの用紙です。 - 来日後の手続き
ビザを取得した後に来日し、証明書またはPDFファイルを両面カラー印刷したものを空港などで提出します。これにより、在留カードが発行され、日本での滞在が可能となります。
来日した際、空港で在留資格認定証明書が書面で交付されたか、電子メールで受領したかを確認されます。書面で交付を受けた場合、空港でPDFファイルの印刷物を提出して入国すると証明書の原本を後日入管に返却するよう指示されることがあります。返却に期限はありませんが、更新時に返却の確認が行われる場合があります。
在留カードについて
在留カードは、3か月以上の中長期滞在を予定している外国人に交付されます。短期滞在や3か月未満の滞在では発行されません。このカードには氏名、在留資格、在留期限、就労制限の有無が記載されており、裏面には資格外活動許可や住所変更の履歴スタンプが追加されます。
在留カード発行後は、14日以内に住所地の市役所で住民登録を行う必要があります。この手続きが完了することで、在留期限内での生活が可能になります。なお、在留期限以降も滞在を希望する場合は、満了時に更新手続きが必要です。
⚠️ 注意点
- 認定証明書の紛失
認定証明書を紛失した場合、再交付制度がないため、初めから手続きをやり直す必要があります。 - 新型コロナウイルス感染症に伴う特例措置
コロナ禍では、有効期限内に入国できなかった場合の再申請において提出書類が簡略化される制度がありましたが、2023年1月31日をもって終了しています。現在は通常の手続きが必要です。
🗒️ 最後に――はじめて在留資格認定証明書（COE）の申請をする方へ
COEの申請は、ビザ取得の第一歩となる重要な手続きですが、「どの書類が必要？」「自分のケースで問題はないか？」と不安を感じながら情報収集をしている方も多いはずです。
✅ 自分のケースで許可されるか確認したい
✅ 書類の準備に不安がある
✅ できるだけ早くビザを取得したい
このようなお悩みがある方は、無料相談をご活用ください。あなたの状況に合わせて、丁寧にアドバイスいたします。
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