在留資格認定証明書の電子化で便利になった点について解説します

令和5年3月17日から、在留資格認定証明書（COE）を電子メールで受領することが可能となりました。

受領した電子メールは、海外に住む外国人本人に転送できるため、従来の郵送に比べて迅速かつ便利になっています。

これまで、在留資格認定証明書を海外に郵送する際には、EMS（国際スピード便）などを利用していました。しかし、届くまでの日数には地域ごとに差があり、特に遠隔地では長期間を要することがありました。また、郵送料が高額になるケースも多く、企業や申請者にとって経済的な負担が大きい点が課題でした。

さらに、従来の紙の在留資格認定証明書を紛失した場合、再発行が認められず、初めから申請手続きをやり直す必要がありました。 このため、証明書の取り扱いには細心の注意が必要とされていました。

電子メールでの受領が可能になったことにより、海外に住む外国人本人は、受信したメールをスマートフォンやタブレットで提示することで、海外の日本大使館・領事館での査証申請や、日本の空港での上陸申請手続きが行えるようになりました。 提出が求められる場合でも、メールを印刷したものを用意するだけで対応可能です。

✅ 電子化のメリットと利便性

在留資格認定証明書の電子化により、証明書の発行後に即座に遠隔地に住む外国人へ送信できるようになりました。これにより、従来の郵送方法で課題となっていた遅延の心配が解消され、スムーズな手続きが可能になりました。特に、迅速な対応が求められるケースでは、この電子化による即時送信の利便性が非常に大きなメリットとなります。たとえば、海外での急なビザ手続きや、緊急に必要となる上陸申請の準備において、時間的な余裕が生まれる点が評価されています。

さらに、データがクラウド上に保存されることにより、紙の証明書のように紛失を心配する必要がなくなりました。紙の証明書は、紛失した場合に再発行ができず、再度申請手続きを初めからやり直す必要があったため、多くの申請者にとって大きな不安材料となっていました。しかし、電子化によって紛失リスクが大幅に軽減されただけでなく、データがデジタル形式で保存されるため、証明書を必要とする手続きのたびに原本を携帯する必要がなくなりました。

また、この電子化により、証明書の転送や保管も柔軟になり、関係者との情報共有が簡単になりました。企業や家族が代理で手続きを行う場合でも、必要な情報を電子メールで迅速に共有できるため、全体の手続きが効率化されます。これらの利便性により、申請者だけでなく、企業や関係機関にとっても負担が軽減され、よりスムーズな手続き環境が整えられています。

📌 現時点での課題

電子化により多くの利便性が生まれましたが、現時点ではいくつかの問題点が残されています。

1️⃣メールシステムの制約

在留資格認定証明書の電子メールは、文面に「【在留資格認定証明書】」と基本情報が記載されているのみで、PDFファイルや画像ファイルの添付はありません。 そのため、受信環境が日本語表示に対応していない場合、自動翻訳による文字化けが発生する可能性があります。特に、文字の一部が誤変換されるケースでは、誤解やトラブルの原因となるリスクがあるため注意が必要です。

2️⃣認知度の低さ

在留資格認定証明書の電子化はまだ広く認知されておらず、海外の日本大使館や空港での申請手続きで混乱が生じる可能性も完全には排除できません。実務上のトラブルはほとんどないと予想されますが、認知度が十分に高まるまでの間は注意が必要です。

📄 紙の在留資格認定証明書との比較

電子化に伴い、紙の在留資格認定証明書についても原本ではなく写しを提出することで手続きを行えるようになりました。これにより、紙の証明書をPDFに変換してメール送信することで、電子メールで受領した場合と同様のメリットを享受できます。デジタルデータ化によって、郵送の必要がなくなり、紛失のリスクを軽減できる点も同様です。

また、来日した際に日本の空港で「書面での交付」か「メールでの交付」かを確認されます。書面で交付を受けた場合は、在留資格認定証明書を入管に返却する必要があります。ただし、返却の期限は特に定められていません。しかし、更新手続きの際に返却状況が確認される場合があるため、忘れずに返却しておくことが推奨されます。返却方法は郵送などが一般的ですが、確実に返却した証拠を残すため、追跡可能な方法で送付するのが安心です。

⚠️提出時の注意点

在留資格認定証明書の写しを提出する場合、表面と裏面の両面をカラーで印刷する必要があります。 白黒印刷では、国によって受理されないケースもあるため、カラー印刷を推奨します。また、写しを提出する際には、原本を持参するのが最も確実です。国や施設によって対応が異なる場合があるため、事前に確認を行うことが重要です。

日本の空港で提出する際も、カラーコピーの両面が必要です。海外の日本大使館・領事館で使用した場合、空港用にもう一部準備する必要がある点にも注意してください。

まとめ

在留資格認定証明書の電子化により、多くの利便性が生まれましたが、メールの制約や認知度の低さといった課題も残されています。今後、さらに利便性が向上し、多くの人が安心して利用できる仕組みが整備されることが期待されます。

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