在留資格認定証明書（COE）の電子化とは？郵送不要の新制度のメリットと注意点

在留資格認定証明書の電子化で便利になった点について解説します

2023年3月から、COE（在留資格認定証明書）は紙ではなく電子メールでの受領が可能となりました。これにより、海外にいる外国人本人にもすぐに転送でき、郵送にかかっていた手間や時間を大幅に削減できるようになっています。

従来は、在留資格認定証明書を海外に送る際、EMS（国際スピード便）などを利用していましたが、到着までの日数には地域差があり、特に遠隔地では長期間を要することもありました。さらに郵送料が高額になるケースも多く、企業や申請者にとって経済的な負担となっていました。加えて、紙の在留資格認定証明書を紛失した場合には再発行が認められず、申請手続きを一からやり直さなければならないというリスクもありました。

こうした課題は電子化によって大きく改善されました。しかし一方で、「メールの保存はどうすればよいのか」「どの場面で印刷が必要か」「スマートフォンでの提示は認められるのか」といった新たな疑問や不安の声も寄せられています。

本記事では、これからビザ申請を進めようと情報収集している方に向けて、COE電子化のメリット・デメリットを整理し、申請者が注意すべきポイントを解説します。

申請を検討している方にとって判断の参考となる内容をまとめていますが、調べたり準備を進める中で不安を感じた場合は、どうぞお気軽にご相談ください。当事務所では、「いきなり依頼するのは不安」という方のために、まずはお試しとして初回無料相談（詳細はこちら）を実施しています。不安を整理し、正しい進め方を確認する第一歩として、ぜひご利用ください。

1️⃣ 電子化のメリットと利便性

在留資格認定証明書の電子化により、証明書の発行後に即座に遠隔地に住む外国人へ送信できるようになりました。これにより、従来の郵送方法で課題となっていた遅延の心配が解消され、スムーズな手続きが可能になりました。特に、迅速な対応が求められるケースでは、この電子化による即時送信の利便性が非常に大きなメリットとなります。たとえば、海外での急なビザ手続きや、緊急に必要となる上陸申請の準備において、時間的な余裕が生まれる点が評価されています。

さらに、データがクラウド上に保存されることにより、紙の証明書のように紛失を心配する必要がなくなりました。紙の証明書は、紛失した場合に再発行ができず、再度申請手続きを初めからやり直す必要があったため、多くの申請者にとって大きな不安材料となっていました。しかし、電子化によって紛失リスクが大幅に軽減されただけでなく、データがデジタル形式で保存されるため、証明書を必要とする手続きのたびに原本を携帯する必要がなくなりました。

また、この電子化により、証明書の転送や保管も柔軟になり、関係者との情報共有が簡単になりました。企業や家族が代理で手続きを行う場合でも、必要な情報を電子メールで迅速に共有できるため、全体の手続きが効率化されます。これらの利便性により、申請者だけでなく、企業や関係機関にとっても負担が軽減され、よりスムーズな手続き環境が整えられています。

2️⃣ 現時点での課題

電子化により多くの利便性が生まれましたが、現時点ではいくつかの問題点が残されています。

メールシステムの制約

在留資格認定証明書の電子メールは、文面に「【在留資格認定証明書】」と基本情報が簡単に記載されているのみで、PDFファイルや画像ファイルの添付はありません。 そのため、受信環境が日本語表示に対応していない場合、自動翻訳による文字化けが発生する可能性があります。特に、文字の一部が誤変換されるケースでは、誤解やトラブルの原因となるリスクがあるため注意が必要です。

見た目の簡素さ

電子化された在留資格認定証明書は、その見た目がきわめて簡素です。PDFなどのファイル形式ではなく、メール本文に基本事項が記載されているだけの形式となります。すでにこのメール形式の在留資格認定証明書で入国した経験がある方は問題ありませんが、初めての方にとってはかなり不安を感じる見た目といえるでしょう。

「手続きの流れが良くわからない…」そんな方は、専門家にお任せを！
ビザ申請の専門家が、あなたの状況に合わせて申請の手順と必要書類をわかりやすくご案内します。面倒な調査や書類作成はすべてプロが対応し、最小限の準備でスムーズに申請を完了できます。

💡 初回相談無料（メール1–2往復／オンライン相談30分）｜1–2営業日以内に返信

📩 無料相談で許可の見通しを確認する

迷っている段階の方も、お気軽にご相談ください。不安な点を整理し、現在の状況と必要な対応を確認できます。ご希望があれば、そのまま申請代行までお任せいただけます。

💡 初回相談無料（メール1–2往復／オンライン相談30分）｜1–2営業日以内に返信

📩 無料相談で許可の見通しを確認する

　ー注意ー

インターネット上で紹介されている書類一覧や、出入国在留管理局のWebサイトに掲載されている情報は、あくまで最低限の目安です。実際の申請では、申請人の状況に応じて様々な書類が求められます。そのため、リスト通りの書類を提出しても、審査が長引いたり、不許可となったりする場合があります。
ネット上には古い情報や不正確な内容も多く、一般的な情報だけを参考にすると誤った判断につながるおそれがあります。正しい情報かどうかを見極めるには、一定の専門知識や最新の入管制度に関する理解が必要です。
AIの回答はインターネット上の情報をもとに生成されるため一部に誤りを含むことが多く、完全な誤情報よりも見抜きにくい点に注意が必要です。安心して申請を進めるためにも、必ず最新の公式情報や専門家の確認を行うことが大切です。

3️⃣ 紙の在留資格認定証明書との比較

電子化に伴い、紙の在留資格認定証明書についても原本ではなく写しを提出することで手続きを行えるようになりました。これにより、紙の証明書をPDFに変換してメール送信することで、電子メールで受領した場合と同様のメリットを享受できます。デジタルデータ化によって、郵送の必要がなくなり、紛失のリスクを軽減できる点も同様です。

また、来日した際に日本の空港で「書面での交付」か「メールでの交付」かを確認されます。書面で交付を受けた場合は、在留資格認定証明書を入管に返却する必要があります。ただし、返却の期限は特に定められていません。しかし、更新手続きの際に返却状況が確認される場合があるため、忘れずに返却しておくことが推奨されます。返却方法は郵送などが一般的ですが、確実に返却した証拠を残すため、追跡可能な方法で送付するのが安心です。

⚠️提出時の注意点

在留資格認定証明書の写しを提出する際は、表面・裏面の両面をカラーで印刷することを推奨いたします。白黒印刷では、国や機関によって受理されないケースがあるため、ご注意ください。また、写しを提出する際には、原本を持参するのが最も確実です。国や施設によって対応が異なる場合があるため、事前に確認を行うことが重要です。

日本の空港で提出する際も、カラーコピーの両面が必要になります。海外の日本大使館・領事館で使用した場合、空港用にもう一部準備する必要がある点にも注意してください。