ビザ申請の結果通知書の見方｜許可・不許可の確認ポイント

入管で在留資格の変更や更新の手続きをして2～4週間ほどすると、入管から「通知書」というハガキが届きます。

このハガキには「あなたの申請(申請番号が記載)の結果をお知らせしますので◯年◯月◯日までに◯においでください。」などと記載されています。しかし、許可なのか不許可なのかは明確には書かれていません。

なぜ通知書には許可・不許可が明記されないのか？

このような書き方には理由があります。「不許可」と明確に書いてしまうと、申請人の方が日本国内で逃亡する恐れがあるためです。そのため、通知書では意図的に曖昧な表現がされています。とはいえ、完全ではありませんが、通知書から許可か不許可かを判断するポイントがあります。

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📌 許可・不許可の判断ポイント

通知書の【必要なもの】欄に注目してください。一般的に、この欄に収入印紙4,000円の項目があり、そこに”1”などの枚数が入っている場合には許可である可能性が高いといえます。

不許可の場合、申請人に変更や更新の費用となる収入印紙を購入させる必要がないため、通知書の【必要なもの】欄に収入印紙の欄に枚数が記載されないことが一般的だからです。

ただし、すでに在留期限が過ぎていて特例期間に入っている場合には出国準備の「特定活動」ビザへの変更費用として収入印紙が必要になるケースがあります。この点には十分ご注意ください。画像は実際に更新申請が許可された際の結果通知書の例です。ご依頼者様の許可をいただき掲載しています。

入管は、不許可の場合でも申請者本人に理由を詳細に説明する義務を負っているわけではありません。ただし、不許可の結果を伝えたり、今後の手続きについて説明するために、不許可の場合には本人が来るよう促す文言がスタンプなどで追加の文言が記載されることが一般的です。例えば「13～15時の範囲で」などの時間指定がされている場合、これが不許可の可能性を示すサインになることがあります。

通知書を受け取った後の手続き

⚠️通知書を持参する際の注意点

この通知書と、通知書に記載された必要書類を持参し、指定された期日までに入管窓口に行くことで、新しい在留カードの交付を受け、更新または変更の手続きが完了します。

注意：収入印紙を購入せずに通知書だけ持参される方が非常に多いようです。収入印紙は郵便局などで購入可能なので、事前にご準備ください。

🔹在留資格認定証明書交付申請の場合

一方で、在留資格認定証明書交付申請の場合、申請人が日本国内にいないため、逃亡の恐れがありません。このため、結果通知では「不交付」と明確に記載されます。

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🔹資料提出通知書が届いた場合

また、このようないわゆる結果通知書ではなく「資料提出通知書」が届く場合があります。次はこの「資料提出通知書」について記載いたします。

資料提出通知書とは｜注意点と具体例

ビザ申請の手続き中、申請直後や審査終盤に「職務内容説明書」や「1日のスケジュール」などの追加書類を求める「資料提出通知書」が入管から届くことがあります。右の画像は実際に届いた通知書の例で、ご相談者様の許可をいただき掲載しています。ただし、通知書の形式は申請先によって異なります。例えば、品川入管の在留資格認定証明書交付申請に関する通知は、よりシンプルな形式となっています。

この通知書は、審査官が提出された書類を審査をする際、提出済みの資料についてもっと説明がほしいと判断した時や、申請した内容について立証してほしい時などに追加の資料を求めるために送られてくる通知書です。

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言い換えれば、条件を満たすことを証明する書類が不足している、もしくは審査官が申請内容について何らかの疑問をもっている状態ということになります。

良く誤解があるのですが、「資料提出通知書」が届いたからと言って不許可の可能性が高いわけではありません。不許可の場合にはそもそもこのような通知が来ることはありません。むしろ、審査側が”許可を出したいがそのためにはこの書類を出してほしい”と考えているととらえて良いでしょう。

⚠️ 注意点

1️⃣ 提出期限を守る重要性

資料提出通知書には必ず提出期限が記載されています。通常は通知が発送されてから2週間程度ですが、この中には通知が送付されるまでの2日間も含まれているため、実際に準備できる期間は約1週間程度となります。追加資料の準備は時間との勝負になります。資料の提出が間に合わない場合は、事前に入管へ連絡を入れる必要があります。ただし、審査部門への電話は非常に繋がりにくいことがありますので注意が必要です。

2️⃣ 不許可になるリスク

追加資料を適切に提出しなかった場合や、期限を過ぎた場合、不許可になる可能性が非常に高くなります。一度不許可になると、再申請では前回の不許可理由も考慮されるため、審査期間が長引き、内容の厳格な確認が行われます。これを防ぐためにも、追加資料の提出は非常に重要です。

📄 追加資料の具体例

一例として就労ビザに関する申請で実際に資料提出通知書が届いた場合、特に提出を求められることが多いものが次の2つです。

✅ 職務内容説明書

就労ビザの申請でよく求められる書類の1つです。以下のような場合に求められることがあります。

転職時に「雇用理由書」を添付していない場合
学歴と職務内容の関連性が明確でない場合
申請された職務内容が法令に適合しているか疑問を持たれた場合
例：職務内容に現場作業が含まれている可能性がある場合

この書類の提出が求められた場合には、今回の申請が職務内容として適正であり、要件を満たしているかを再度確認する必要があります。要件を満たしている場合は、それを具体的に示す書面を作成し、審査官に提出することが重要です。

例えば、実際に内勤業務を行っている証拠として、外国人本人が作成した請求書（作成者名が外国人本人であるもの）などの書類を併せて提出することで、申請内容の信頼性を高めることができます。

✅ 一日のスケジュール

「1日のスケジュール」が求められるのは申請した外国人の方の業務量が十分にあるかに疑問を持たれた場合です。この場合には、具体的なスケジュールを記載したものを提出し、業務量が十分にあることをアピ－ルしていきます。なお、1日ではなく1週間単位のスケジュールを求められることもあります。

📅 審査期間への影響

追加資料を提出した場合、審査完了までの期間が通常より2～3週間延長されます。そのため、迅速かつスムーズに提出を行うことが重要です。

🌟ビザ申請の結果に不安がある方へ

繰り返しになりますが、「資料提出通知書」が届いたからといって、不許可が確定するわけではありません。この通知は、審査官がまだ申請内容に疑問を持っている段階を示しているにすぎません。適切な証明資料を作成し提出することで、許可が得られる可能性は十分にあります。

資料提出を求められないのが理想ではありますが、ご自身で申請を行う場合には対応が難しいケースも少なくありません。しかし、これらの情報を得ようとしてもインターネットの情報は最新とは限らず、それを基にするAIはビザ申請のような専門的な手続きには不向きです。不安がある場合は、ぜひ当事務所にご相談ください。

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✅ 「資料提出通知書」が届いた際の正しい対応方法を確認したい
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このようなお悩みがある方は、無料相談をご活用ください！適切な対応を行い、スムーズにビザを取得しましょう。

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