ビザ申請の結果はどのような形でわかるのか｜結果通知書と資料提出通知書の見方や対応方法を解説

ビザ申請の結果通知書の見方｜許可・不許可の確認ポイント

ビザ申請では、「申請は終わったけれど、いつ・どのような形で結果が届くのか分からない」「ハガキが届いたけれど、許可なのか不許可なのかはっきり分からない」といった不安や疑問を感じる方が少なくありません。

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特に、初めてビザ申請や更新を経験する方にとっては、通知内容をどう読み取ればよいのか、次に何をすべきかを判断するのは簡単ではありません。また、通知の種類によっては「結果通知書」ではなく「資料提出通知書」が届くこともあり、その場合は追加の書類提出が必要になります。こうした違いを正しく理解していないと対応が遅れ、審査が長引いたり、場合によっては不許可となる可能性もあります。

本記事では、これからビザ申請を行う方や、すでに申請を終えて結果を待っている外国人の方に向けて、入管から届く通知書の種類や内容、そして通知を受け取った後に取るべき対応について、ビザ申請の専門家の視点からわかりやすく解説します。

申請済みの方はもちろん、これから申請を予定している方にとっても、「結果がいつ、どのように届くのか」を知っておくことは、申請を進める上で大切なポイントです。

当事務所では、ビザ申請に関するご相談から申請書類の作成・申請代行まで幅広くサポートしています。「結果通知書や資料提出通知書が届いたが、どう対応すればよいか分からない」と迷われた際は、どうぞお気軽にご相談ください。

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なぜ通知書には許可・不許可が明記されないのか？

このような書き方には理由があります。「不許可」と明確に書いてしまうと、申請人の方が日本国内で逃亡する恐れがあるためです。そのため、通知書では意図的に曖昧な表現がされています。とはいえ、完全ではありませんが、通知書から許可か不許可かを判断するポイントがあります。

許可・不許可の判断ポイント

通知書の【必要なもの】欄に注目してください。一般的に、この欄に収入印紙6,000円という項目があり、そこに「1」などの枚数が記載されている場合は、許可されている可能性が高いと考えられます。

不許可の場合、申請人に変更や更新の費用となる収入印紙を購入させる必要がないため、通知書の【必要なもの】欄に収入印紙の欄に枚数が記載されないことが一般的だからです。

ただし、すでに在留期限が過ぎていて特例期間に入っている場合には出国準備の「特定活動」ビザへの変更費用として収入印紙が必要になるケースがあります。この点には十分ご注意ください。画像は実際に更新申請が許可された際の結果通知書の例です。ご依頼者様の許可をいただき掲載しています。

入管は、不許可の場合でも申請者本人に理由を詳細に説明する義務を負っているわけではありません。

しかし、不許可の結果を伝えたり、大まかな不許可原因や今後の手続きについて説明するために、不許可の場合には本人が来るよう促す文言がスタンプなどで追加の文言が記載されることが一般的です。

ほかにも「13～15時の範囲で」などの時間指定がされている場合には不許可の可能性を示すサインになることがあります。

通知書を受け取った後の手続き

通知書を持参する際の注意点

この通知書と、そこに記載された必要書類を持参し、指定された期日までに入管窓口へ行くことで、新しい在留カードの交付を受けることができます。これにより、在留資格の更新または変更手続きが完了します。

申請したのが在留資格の変更申請や更新申請の場合、在留カードの受取り時に入管で法定手数料の支払いが必要です。手数料は、在留カード受け取り時に入管で配布される「手数料納付書」に収入印紙を貼付して納付します。

しか、収入印紙を購入せずに通知書だけを持参してしまう方が非常に多いのが実情です。その場合、入管から「収入印紙を購入して再度お越しください」と指示され、手続きに余分な時間がかかってしまいます。収入印紙は郵便局などで購入できますので、来庁前にあらかじめ用意しておくと良いでしょう。

■ 在留資格認定証明書交付申請の場合

在留資格認定証明書交付申請の場合、申請人は日本国外にいるため、入管側としても「逃亡のおそれ」がありません。
そのため、不許可となった際には「不交付」と明記された在留資格認定証明書不交付通知書が交付されます。

一方で、許可となった場合には、A5サイズの在留資格認定証明書が送付されます。
このように、変更申請や更新申請と比べると、結果の通知方法がより明確で分かりやすいのが特徴です。

■ 資料提出通知書が届いた場合

また、このようないわゆる結果通知書ではなく「資料提出通知書」が届く場合があります。次はこの「資料提出通知書」について記載いたします。

【結果通知や審査の流れに不安がある方へ】

「通知が来ないのは大丈夫？」「届いた通知にどう対応すればよいの？」と感じたら、早めにご相談ください。気になる点を専門家が個別に確認し、現在の状況に応じて、次に何をすべきかをわかりやすくお伝えします。まずは初回相談で、ご不安な点や現在の状況をご相談ください。

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資料提出通知書とは｜注意点と具体例

ビザ申請の手続き中、申請直後や審査終盤に「職務内容説明書」や「1日のスケジュール」などの追加書類を求める「資料提出通知書」が入管から届くことがあります。

画像は実際に届いた通知書の例で、ご相談者様の許可をいただき掲載しています。ただし、通知書の形式は申請先によって異なります。例えば、品川入管の在留資格認定証明書交付申請に関する通知は、よりシンプルな形式となっています。

この通知書は、審査官が提出された書類を審査をする際、提出済みの資料についてもっと説明がほしいと判断した時や、申請した内容について立証してほしい時などに追加の資料を求めるために送られてくる通知書です。

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言い換えれば、条件を満たすことを証明する書類が不足している、もしくは審査官が申請内容について何らかの疑問をもっている状態ということになります。

良く誤解があるのですが、「資料提出通知書」が届いたからと言って不許可の可能性が高いわけではありません。不許可の場合にはそもそもこのような通知が来ることはありません。むしろ、審査側が”許可を出したいがそのためにはこの書類を出してほしい”と考えているととらえて良いでしょう。

注意点

提出期限を守ることの重要性

資料提出通知書には必ず提出期限が記載されています。通常は通知が発送されてから2週間程度ですが、この中には通知が送付されるまでの2日間も含まれているため、実際に準備できる期間は約10日間程度となります。

したがって、追加資料の準備は時間との勝負になります。資料の提出が間に合わない場合は、事前に入管へ連絡を入れる必要があります。ただし、審査部門への電話は非常に繋がりにくいことがありますので注意が必要です。

不許可になるリスク

追加資料を適切に提出しなかった場合や、提出期限を過ぎてしまった場合は、不許可となる可能性が非常に高くなります。

一度不許可となると、再申請時には前回の不許可理由も考慮されるため、審査期間が長引くだけでなく、前回の申請内容が改善されたかどうかについても厳格に確認されることになります。

このような事態を避けるためにも、追加資料の提出は極めて重要です。

追加資料の具体例

一例として就労ビザに関する申請で実際に資料提出通知書が届いた場合、特に提出を求められることが多いものが次の2つです。

【例１】職務内容説明書

就労ビザの申請でよく求められる書類の1つです。以下のような場合に求められることがあります。

転職時に「雇用理由書」を添付していない場合
学歴と職務内容の関連性が明確でない場合
申請された職務内容が法令に適合しているか疑問を持たれた場合
職務内容に現場作業が含まれている可能性がある場合

この書類の提出が求められた場合には、今回の申請が職務内容として適正であり、要件を満たしているかを再度確認する必要があります。要件を満たしている場合は、それを具体的に示す書面を作成し、審査官に提出することが重要です。

例えば、実際に内勤業務を行っている証拠として、外国人本人が作成した請求書などの資料（作成者名が外国人本人であるもの）などの書類を併せて提出することで、申請内容の信頼性を高めることができます。