所属機関の代表者に関する申告書とは？外国人雇用企業が確認したい提出対象と書き方
外国人社員の「技術・人文知識・国際業務」（技人国）の申請を準備している企業の中には、
「所属機関の代表者に関する申告書とは、どのような書類なのか」
「代表取締役が日本人でも提出が必要なのか」
「外国籍の代表者の場合、在留カード番号をどのように記入すればよいのか」
と疑問を感じている人事・総務担当者の方もいるのではないでしょうか。
出入国在留管理庁Webサイトより
2026年4月15日以降、技人国の申請では、所属機関がカテゴリー3または4に該当する場合、「所属機関の代表者に関する申告書（参考様式）」の提出が必要になりました。
この申告書は、所属機関の代表者が日本人・特別永住者に該当するかを確認し、それ以外の場合には代表者の氏名（英字表記）と在留カード番号を申告する書類です。
本記事では、外国人を雇用する企業の担当者向けに、申告書の提出対象、企業カテゴリーの確認方法、具体的な書き方、作成時の注意点を解説します。
当事務所では、技人国をはじめとする外国人雇用の在留手続について、企業カテゴリーの確認から個別事情に合わせた提出書類の整理、雇用条件・職務内容の確認、申請取次まで対応しています。
在留資格や永住許可では、出入国在留管理庁が案内している一般的な必要書類だけを提出すればよいとは限りません。同じ在留資格でも、勤務先や家族構成、現在の在留状況などによって、案内にない資料でも提出した方がよい場合や、追加で事情を説明した方がよい場合があります。
しかし、AIやインターネット上の一般的な情報だけでは個別事情まで判断しにくく、「自分の場合は何を準備すればよいのか」「どのような点を確認しておいた方がよいのか」が分かりにくいことは少なくありません。
そのような場合は、申請を進める前に専門家へ相談し、今後の進め方を確認しておくこともできます。
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1️⃣ 所属機関の代表者に関する申告書は、どの企業が提出する？
まず確認したいのは、この申告書がすべての外国人雇用企業に必要なわけではないという点です。
出入国在留管理庁は、2026年4月15日以降の技人国申請について、所属機関がカテゴリー3または4に該当する場合に、この申告書を追加提出するよう案内しています。
対象となる主な申請手続は、次の3つです。
- 在留資格認定証明書交付申請（海外から外国人を呼び寄せる場合など）
- 在留資格変更許可申請（留学から技人国への変更など）
- 在留期間更新許可申請（技人国の在留期間を更新する場合）
これらの申請では、所属機関がカテゴリー3・4に該当する場合、代表者が日本人であっても申告書の提出対象となります。
なお、出入国在留管理庁は「参考様式」という形でこの書面の書式を公開しており、出入国在留管理庁の提出書類一覧では、カテゴリー3・4の必要書類として掲げられています。
自社がカテゴリー3・4に該当するか確認する方法
技人国の所属機関カテゴリーは、単純に従業員数や資本金、売上高だけで決まるものではありません。
主な区分は次のとおりです。
| カテゴリー | 主な判断基準 |
|---|---|
| カテゴリー1 | 上場企業、国・地方公共団体、一定の公的機関・認定企業など |
| カテゴリー2 | 前年分の法定調書合計表のうち、給与所得の源泉徴収票合計表の源泉徴収税額が1,000万円以上の企業など |
| カテゴリー3 | 前年分の法定調書合計表を提出しており、カテゴリー1・2に該当しない企業など |
| カテゴリー4 | カテゴリー1〜3のいずれにも該当しない企業など |
※カテゴリー2には、一定の条件を満たす在留申請オンラインシステム利用機関等の取扱いもあります。正確な区分は、申請内容と最新の入管資料で確認してください。
例えば、前年分の法定調書合計表を提出している中小企業はカテゴリー3、設立直後で同書類をまだ提出していない企業はカテゴリー4に該当することがあります。
外国人採用が初めての会社や新設会社では、申告書の作成前に、経理担当者等と法定調書合計表の提出状況を確認しておくとよいでしょう。
2️⃣ 所属機関の代表者に関する申告書の書き方
申告書の記入項目は多くありませんが、代表者が日本人・特別永住者なのか、それ以外なのかによって記入内容が異なります。
① 代表者が日本人・特別永住者の場合
所属機関の代表者が日本人または特別永住者の場合は、申告書の「1 所属機関の代表者について」で、次の区分にチェックを入れます。
「① 日本人、特別永住者」
この場合、以下の2項目は記入不要です。
- 代表者の氏名（英字表記）
- 代表者の在留カード番号
もっとも、申告書自体が不要になるわけではありません。下部にある作成年月日、所属機関名、作成者氏名は記入します。
② 代表者が外国籍の場合
代表者が日本人・特別永住者以外の場合は、もう一方の区分にチェックを入れたうえで、次の情報を記入します。
- 代表者の氏名（英字表記）
- 代表者の在留カード番号
ここで注意したいのが、外国籍の「永住者」である代表者も記入対象になるという点です。
「永住者」と「特別永住者」は異なります。特別永住者は①に該当しますが、在留資格「永住者」を持つ外国籍代表者は、①には該当しません。
そのため、外国籍の永住者が代表取締役を務める企業では、代表者の英字氏名と在留カード番号を記載します。
なお、申告書に記載する在留カード番号は、採用予定の外国人社員本人のものではなく、所属機関の代表者のものです。
③ 作成年月日・所属機関名・作成者氏名を記入する
代表者の区分にかかわらず、申告書の下部には次の3項目を記入します。
- 作成年月日
- 所属機関名
- 作成者氏名
公式の参考様式には、「作成者は所属機関の職員に限る」と明記されています。
そのため、行政書士に技人国の申請を依頼する場合でも、申告書の作成者欄には、所属機関の職員の氏名を記入する必要があります。
3️⃣ 外国籍代表者の申告書を作成するときの注意点
外国籍代表者がいる企業では、代表者の氏名や在留カード番号を正確に確認することが重要です。
申告書には、事実と異なる内容が含まれている場合、虚偽の申請と判断される可能性がある旨の注意書きがあります。
そのため、代表者の在留カード番号を記憶や古い社内資料から転記するのではなく、本人の在留カード等で最新の情報を確認して作成することが大切です。
また、申告書に記載する所属機関名や代表者の情報についても、登記事項証明書などの関係資料と整合しているか確認するとよいでしょう。
【技人国の申告書・提出書類に不安がある企業の方へ】
2026年4月15日以降、技人国のカテゴリー3・4では「所属機関の代表者に関する申告書」が追加提出資料となりました。代表者が外国籍の場合や、自社のカテゴリーが分からない場合など、申告書の作成前に確認すべき事項もあります。
当事務所では、所属機関のカテゴリー確認、申告書の記載内容の確認、技人国申請の必要書類整理、雇用条件・職務内容の確認から申請取次まで対応しています。
「自社が提出対象か分からない」「外国籍代表者の記載方法に迷っている」「申請書類全体を確認してほしい」という企業の方は、どうぞお気軽にご相談ください。
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4️⃣ 申告書だけでなく、技人国の提出資料全体を確認しましょう
所属機関の代表者に関する申告書は、記入欄自体は比較的シンプルです。
しかし、外国人を採用する企業では、この申告書だけを準備すれば申請が完了するわけではありません。
特にカテゴリー3・4の企業では、申請内容に応じて、法人関係資料や事業内容、雇用条件、外国人本人の学歴・職歴などを示す資料も必要になります。
申請準備の際は、所属機関のカテゴリー、申請手続の種類、採用予定者の職務内容を確認し、最新の提出書類一覧に沿って資料を整理することが重要です。
📖 よくある質問（FAQ）
代表者本人の署名や押印は必要ですか？
いいえ。公式の参考様式には、代表者本人の署名欄や押印欄は設けられていません。
申告書の末尾には、作成年月日、所属機関名、作成者氏名を記入します。なお、作成者は所属機関の職員に限られています。
外国籍代表者の在留カードのコピーも提出する必要がありますか？
「所属機関の代表者に関する申告書」の提出にあたり、代表者の在留カードのコピーを一律に添付することは求められていません。
しかし、申告書には、対象となる代表者の氏名（英字表記）と在留カード番号を記入します。
そのため、このような場合には当事務所では提出の際に外国籍代表者の在留カードのコピーも提出することをお勧めしています。
外国人社員を複数名申請する場合、申告書は1枚でよいですか？
申告書は、それぞれの外国人社員の在留資格申請に添付する資料です。
同じ企業で複数名の申請を行う場合でも、原則として各申請に申告書を添付する形で準備してください。
申告書を添付し忘れて申請した場合はどうなりますか？
申告書が必要な申請で添付を忘れた場合は、提出書類の不足として追加提出を求められる可能性があります。
不足書類があると審査が遅れるおそれがあるため、未提出に気付いた場合は、そのまま放置せず、申請受付番号などを確認して速やかに追加提出の対応を進めましょう。なお、申告書の提出漏れだけで、直ちに不許可になると決まっているわけではありません。
最後に――所属機関の代表者に関する申告書は、正確な情報確認が大切です
申告書を作成する際は、自社のカテゴリーを確認したうえで、代表者の区分、記入する情報、作成者に誤りがないか確認しましょう。
特に、外国籍の代表者がいる企業や、複数の代表取締役がいる企業では、申告内容を慎重に確認することが大切です。
そこで、次のような場合は申請前に一度整理しておくとよいでしょう。
✅ 自社が技人国のカテゴリー3・4に該当するか分からない
✅ 外国籍代表者の申告書の記入方法に迷っている
✅ 代表取締役が複数いるなど、通常と異なる事情がある
✅ 申告書以外の必要書類も含めて確認したい
当事務所では、外国人雇用企業向けに、所属機関のカテゴリー確認から、個別の状況にあわせた技人国の提出書類、雇用条件・職務内容の整理、申請取次まで対応しています。
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