所属機関等に関する届出手続とは？手続きの内容と注意点を解説
中長期在留者の方の在留資格の多くは、雇用契約や婚姻関係などの社会的関係を基礎に許可されています。
そのため、転職や退職、離婚、会社住所の変更などが生じた場合には、14日以内に入国管理局へ届出を行う義務があります。
この「所属機関等に関する届出」は、大きく分けて以下の3種類に分類されます。
- 活動機関に関する届出
- 契約機関に関する届出
- 配偶者に関する届出
ここではそれぞれの届出について、対象となる在留資格や手続きの方法、注意点をわかりやすく解説します。
💡 届出の区分と用語の説明
「所属機関等に関する届出」は、在留資格に関連する機関の変更や消滅などがあった場合に行う重要な手続きです。以下のように、関係する機関は主に2つの区分に分かれます。
- 活動機関：外国人の方が実際に在留資格に基づく活動を行っている場所を指します。たとえば、勤務先の会社や通学している大学などが該当します。
- 契約機関：外国人の方が雇用契約や受入契約などを結んでいる会社や団体を指します。労働契約や業務委託契約の相手となる法人がこれにあたります。
- ※なお、派遣社員の場合には、「派遣先の企業」が活動機関、「派遣元の派遣会社」が契約機関となります。このように、同じ勤務でも機関が分かれる場合がありますので、届出の際はそれぞれの区分を正確に理解しておくことが大切です。
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届出方法
所属機関等に関する届出は、以下の3つの方法から選ぶことができます。
- インターネットによる届出（オンラインシステム）
出入国在留管理庁の「届出オンラインシステム」を利用して、インターネット上で手続きを行う方法です。
※初めて利用する場合は、事前に利用者登録が必要になります。 - 窓口での届出
必要書類を持参して、管轄の出入国在留管理官署（例：東京入管など）に直接提出する方法です。 - 郵送による届出
郵送で書類を提出する方法です。手数料はかかりませんが、郵便代は自己負担となります。
書式については法的に指定されたものはありませんが、出入国在留管理庁の公式ウェブサイトには、届出内容ごとに使える参考様式（フォーマット）が公開されています。
記載ミスや不備を防ぐためにも、これらの様式を利用することをおすすめします。
🔗 参考リンク：➡ 出入国在留管理庁「所属機関等に関する届出」公式ページ
手数料と完了までの流れ
- 届出手続きそのものには手数料はかかりません。
※ただし、郵送で提出する場合は郵便料金などの実費が必要です。 - この届出は、ビザ申請のような「審査」ではなく、あくまでも変更内容などを入管に知らせるための「報告手続き」です。
そのため、書類を提出すれば基本的にその場で手続きは完了となります。
提出後に入管から確認や通知が届くことは原則ありませんが、虚偽の内容や届出漏れがあると、後の在留資格更新や変更の際に不利になる可能性があるため、正確な情報で提出することが重要です。
1️⃣ 活動機関に関する届出
対象となる主な在留資格
以下の在留資格を持つ方は、「活動機関」に関する届出が必要になる場合があります。
- 教授
- 高度専門職1号ハ／高度専門職2号ハ
- 経営・管理
- 法律・会計業務
- 医療
- 教育
- 企業内転勤
- 技能実習
- 留学
- 研修 など
📌 届出が必要となる主なケース
次のような場合には、入国管理局に対して届出を行う必要があります。
- 勤務先や大学などの名称や所在地が変更になった場合
- 転職や退職をした場合
- 活動機関が倒産・合併等により消滅した場合
⚠️ 届出の期限と注意点
これらの変更が発生した日から14日以内に届出を行うことが、法律上義務付けられています。
届出を怠った場合には、20万円以下の罰金などの罰則が科される可能性があります。
2️⃣ 契約機関に関する届出
対象となる主な在留資格
以下の在留資格を持つ方は、「契約機関」に関する届出の対象となります。
- 高度専門職1号イ／ロ、2号イ／ロ
- 研究
- 技術・人文知識・国際業務
- 介護
- 興行（日本の機関との契約に基づく活動）
- 技能
- 特定技能 など
📌 届出が必要となる主なケース
以下のような契約内容に変更があった場合には、入国管理局への届出が必要です。
- 雇用契約を結んでいる会社や団体の名称や所在地が変更になった場合
- 契約の終了や、新たな契約を締結した場合
- 契約機関が倒産・合併などで消滅した場合
⚠️ 届出の期限と注意点
上記のような事由が生じた場合には、変更日から14日以内に届出を行う必要があります。
この義務は法令により定められており、違反すると20万円以下の罰金等の罰則が科される可能性があります。
また、一般企業や学校については届出の「努力義務」が課されるのみですが、
「特定技能」の受入機関は届出義務の対象となっており、違反した場合には法的責任が発生します。
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3️⃣ 配偶者に関する届出
対象となる主な在留資格
- 家族滞在
- 日本人の配偶者等
- 永住者の配偶者等
届出が必要となる主なケース
- 配偶者との離婚
- 配偶者の死亡（死別）
⚠️ 届出の期限と注意点
これらの事由（離婚や配偶者の死別）があった場合は、その日から14日以内に、入国管理局へ届出を行う必要があります。
対象となる在留資格（「家族滞在」「日本人の配偶者等」「永住者の配偶者等」）は、配偶者との関係があることを前提として認められているものです。
そのため、離婚や死別によって婚姻関係が終了すると、在留資格の根拠がなくなり、原則として同じ資格のまま日本に滞在し続けることはできません。
ただし、直ちに在留資格が取り消されるわけではありません。
状況によっては、「定住者」など別の在留資格に変更することで、引き続き日本に在留できる可能性があります。
4️⃣ 届出義務違反の罰則について
所属機関や配偶者に関する届出を怠った場合には、法律に基づいた罰則が定められています。具体的には、次のような内容です。
- 14日以内に届出を行わなかった場合：
→ 20万円以下の罰金 - 虚偽の内容で届出を行った場合：
→ 1年以下の懲役または20万円以下の罰金
現在の運用では、「うっかり忘れていた」などの軽微な違反であっても、ただちに罰則が科されるケースは少ないとされています。
しかし、今後の制度変更や運用の厳格化によって、状況が変わる可能性もあります。
また、届出をしていなかった履歴があると、在留資格の更新や変更申請の際に不利な判断を受けるおそれがあります。例えば、許可される在留期間が短くなるケースも見られます。
仮に14日を過ぎてしまっていたとしても、できるだけ早く届出を行うことが大切です。
届出の遅れに気づいた時点で、速やかに手続きを行いましょう。遅れても提出することが、今後の在留において重要な信頼の積み重ねになります。
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